物资管理信息化进程中的主问题与实现途径

   物资管理在企业的财务管理中占据十分重的位置,是企业加强成本控制、提高经济效益的重举措。本文结合煤矿企业物资管理的实际,分析了煤矿企业在传统物资管理中存在的主问题,并就物资管理信息化的主实现途径进行分析。 
  关键词物资管理;信息化进程;煤矿企业 
  中图分类号F251 文献标识码A 文章编号1005-6432(2014)44-0029-02 
  在煤矿企业的成本控制活动中,材料等物资管理的水平直接关系到企业生产成本的降低和经济效益的提高。随着物资管理作用的日趋重,传统的手工划价、手工记账等管理手段已远远不能满足现实工作需。因此,利用现有信息化的网络优势和技术优势,全面实现物资管理信息化已势在必行。煤矿企业首先需经过大量的调研工作,理清物资管理信息化进程中需面对的主矛盾,然后结合物资管理工作的实际情况,创造性地在煤矿企业物资管理中全过程、全方位地实施物资管理信息化。 
  1 煤矿企业传统物资管理中存在的主问题 
  煤矿企业的传统物资管理模式,通常采取手工方式,但现代煤矿企业的物资管理呈现出品种多、批量小、需求变化大等特点,手工处理方式不仅会耗费大量的人才、物力、财力,还会影响到物资管理的效率和综合效益。具体而言,煤矿企业在传统物资管理活动中主存在以下弊端。 
  1.1 手工处理方法影响了统计分析的质量和速度 
  由于很多煤矿企业物资管理的基础工作都是手工方法处理的,大量物资管理数据的收集、整理速度较慢,而且比较凌乱,这就给接下来的统计分析造成了一定的难度。例如,在物资管理活动中,会产生大量的验收单、入库单、领料单等单据,企业的数据报表乃至公司的经营决策在很大程度上都会依赖这些基础单据,但由于采用手工记账,即使采用Excel表格,也需人工索取,也很难保证每一份报表的精确性,报表数据的质量下降直接影响管理质量。 
  1.2 物资信息相对滞后,传递速度慢 
  在煤矿企业内部,由于很多部门之间的物资管理模式存在差异,管理机构的设置也不尽统一,管理权限相对分散,加上管理过程比较粗放,导致各个部门之间形成信息“孤岛”,如计划、采购、供应部门之间的信息采集和分析相对缓慢,信息的传递多是人工传递,所以容易形成物资信息上的滞后性以及在传递过程中的不及时,在很大程度上制约了物资资金整体使用效益的提升1。 
  1.3 物资管理信息共享程度差,影响物资管理效益 
  在传统管理业务中,计划员下达采购计划后,验收员根据计划,登记到货情况,如同再重做一遍计划录入工作;结算人员进行发票结算时还根据到货情况再开具入库单,相当于重做了一遍验收员的工作;仓库保管员与结算人员之间、领料人员与保管人员之间同样存在着很多重复性的工作,在如此反复的抄录与计算中,不仅没有实现数据信息的共享,还容易产生数据统计上的错误,造成了人力物力的浪费,推高了煤矿企业的物资管理成本。 
  1.4 库存管理水平低,容易形成物资库存结构失衡 
  由于传统的物资管理手段管理效率低,信息处理水平不高,所以直接影响了煤矿企业库存管理水平的提升,容易造成库存积压或库存短缺,造成物资管理的被动与成本的上升2。例如,在查询库存物资信息时,同时查看已入库物资账和临时到货物资账,才可能确定库存物资实际数量,这样给库存盘点与采购批量的确定都带来困难,不利于对物资库存状态的动态化把握以及相关信息的及时汇总处理,容易导致物资库存结构上的失衡,从而增加企业的物资管理成本。 
  2 煤矿企业物资管理信息化建设的主实现途径 
  2.1 增强物资管理的信息化意识 
  煤矿企业物资管理的信息化建设,具备相应的信息化意识,在企业上下都充分认识到物资管理信息化建设的重性,重视物资管理信息化建设。首先,煤矿企业的领导,在平时加强对物资管理信息化相关知识的学习,懂得如何通过信息化手段以及最新的理论成果指导企业的物资管理活动的实际,并在学习和实践中不断提高自身的信息化素质和应用意识,在企业内部营造出良好的物资管理信息化的氛围。其次,企业进一步提高物资管理部门管理人员的计算机操作水平和办公自动化意识,依托企业在信息化建设上投入的不断增加,提高企业物资管理的信息化效率,使物资管理工作能够更好地适应煤矿企业当前发展的需。此外,煤矿企业在平时还应当加大对物资管理信息化建设的宣传力度,使企业全体员工意识到物资管理信息化建设的重性,以提高全员的物资管理信息化意识,将信息化管理贯彻与落实到物资管理的各个环节3。 
  2.2 加强信息化平台的功能设计与系统完善 
  煤矿企业信息化平台的功能设计与系统完善,无疑是信息化进程中最核心的内容,这直接关系到企业物资管理的效率和质量。如煤矿企业物资信息管理平台的系统功能设计与实施,主涉及采购管理、库存管理与存货核算三个模块,涵盖物资计划、采购、验收、入库、出库、材料核算等业务,为了保证整个系统成功运行,根据使用需求与目标,结合行业特点,合理规划与设计业务流程。 
  ①计划管理由材料计划员根据招议标结果,分别录入各供应商供货清单,经单位主管审核后执行。②采购与验收管理采购人员根据采购订单,组织货源,到货后由验收人员根据采购订单履行验收程序,合格后在系统中根据订单生成到货验收单,并打印给供应商作为结算凭证,无须手工录入。③入库管理保管员根据系统中到货验收单核对到货物资,无误后根据系统内验收单生成材料入库单,完成入库手续办理,无须手工录入。④结算管理结算人员根据供应商提供的结算凭证及发票,在系统中进行结算,生成结算单,并打印后与发票一同转财务,无须手工录入。⑤出库管理由领料单位在系统中开具领料申请单,经单位主管审核后,供管部门批料人员根据领料申请单生成材料出库单,完成批料程序。保管员根据系统中的材料出库单发料,料、单核对无误后,在系统中点击审核按钮完成发料程序。⑥报表管理根据需在系统中自行定义所需报表格式,自动生成报表。
  2.3 强化信息化在物资管理应用上的创新 
  基于煤炭行业的特殊性以及每个企业经营管理的实际,煤矿企业的物资管理部门在信息化进程中都充分考虑到企业自身发展的需,不盲目照搬照抄其他企业的信息化建设与应用,而是应当在学习先进理论的基础上,强化信息化在物资管理应用上的创新,提高物资管理信息化应用的针对性、合理性和高效性。 
  首先,结合煤矿企业物资管理的现状,进一步整合整个物资管理流程,物资管理系统的优化与创新充分考虑煤矿企业生产特点,对生产单位提报需求计划、物资采购、入库、验收、结算、保管、材料领用、单位材料消耗考核全面实行信息化管理,利用流程的信息化控制,最大限度地减少了人工输入数据。 
  其次,在企业内部实现各部门之间库存信息的共享,拓展供管部门仓库的职能,使各个单位能够随时了解库存物资信息,方便生产部门、销售部门各项工作计划的制订,提高库存结构的合理性,降低库存资金的不合理占用。同时,全面推行网上批料,实现全过程信息化管理,需求单位提出领料申请后,供管部门根据实际情况,在系统中完成批料流程,整个过程由系统根据需自动生成单据。网上批料实行计算机自动划价、自动生单,保管员只需轻点鼠标即可完成整个发料单据处理过程,无须人为输入。 
  2.4 建立起一支高水平的物资信息化管理团队 
  对于煤矿企业而言,信息化物资管理平台的建立以及信息化进程的有效推进,需有相应的信息化技术人员和信息化管理人才,这就求煤矿企业在人力资源管理中重视人才的选拔与培养,逐步建立一支高水平的物资信息化管理队伍,为物资信息化管理工作的开展进行合理的人员配备;充分结合煤矿企业物资管理的工作内容和系统功能状况,辅助以强有力的管理部门的领导,推动煤矿企业信息化物资管理工作的开展,确保信息化物资管理系统的高效运行4。 
  3 结 论 
  总之,煤矿企业在物资管理的信息化进程中,能够有效提高管理效率、节约管理成本,促进企业整体效益的提升。一方面,通过应用流程控制,最大限度地避免了各环节之间的重复劳动,提高了管理效率,降低了管理成本;另一方面,可以在全公司范围内实现了库存信息的共享,有效避免过度重复储备物资,降低了库存物资成本。此外,网上批料的实现,提高了材料成本核算的准确性,大幅度降低了劳动强度与工作量,提高了工作效率,这都在很大程度上表明了企业物资信息化管理的重性和必性,煤矿企业只有敢于创新,积极转变思路,持续增加信息化管理的投入,才能获取更高的经济效益。 
  参考文献 
  1王震.试论新形势下我国煤炭企业物资管理信息系统的构建J.现代营销(学苑版),2011(4). 
  2刘建中.煤炭物流信息化管理系统的开发及应用J.中国煤炭,2010(2). 
  3邢燕萍.新形势下煤炭企业如何进行物资管理J.煤,2010(3). 
  4张存良.加快推进煤炭物资管理信息化建设J.中州煤炭,2010(7).